Health | 10 Tips voor een goede planning!

Plannen. Een dagelijkse bezigheid. Een terugkomend verschijnsel, iedere dag weer. De hoeveelheden to do lijstjes zijn inmiddels niet meer te tellen. Maar jezelf aan die planning houden, is elke dag weer een uitdaging. Ik heb persoonlijk vaak het gevoel dat ik niet genoeg uit mijn dag heb kunnen halen. Omdat ik weer flink werd afgeleid bijvoorbeeld. In de loop der jaren heb ik gelukkig allerlei tips en tricks verzameld. Uit eigen ervaring en van mensen om me heen, die er veel verstand van hebben. Girlbosses, docenten time-management, zelfstandig ondernemers, vrienden en vriendinnen die alles altijd goed georganiseerd hebben…al die adviezen heb ik verzameld in deze blog! Lees gauw verder zodat plannen voor jou ook een makkie wordt en stress verleden tijd is!

10 Tips voor een goede planning!

Ik begin eerst met zeven tips die voor iedereen helpend zijn. Daarna geef ik nog drie tips speciaal voor ondernemers.

1. Kom tot rust

We beginnen eerst te zennen. Als jij al gestrest op je werk aankomt door allerlei gedachten en negatieve gevoelens, kun je niet efficiënt en effectief je planning gaan afwerken. Zorg er daarom voor dat je eerst tranquilo bent. Een lege en rustige mind is key!

2. Begin ’s morgens meteen met de belangrijkste taak

Iedereen weet dit, maar toch doen we het niet graag. Meteen ’s morgens met de belangrijkste taak beginnen. We gaan weer eerst onbelangrijke mailtjes beantwoorden, te lang kletsen bij de koffiemachine, even printerpapier bijvullen, een onnodig telefoontje plegen. Nope, niet meer doen. Focus en begin ’s morgens meteen aan de belangrijkste taak van de dag. Elimineer stress!

3. Klusjes onder de 5 minuten meteen doen? Ja, maar pas in de middag

Klusjes die je meteen kunt doen. Die je binnen 5 minuten kunt fixen…Er wordt vaak gezegd dat je die beter meteen kunt doen. Ben je er lekker vanaf. Deels mee eens. Eigenlijk meer niet dan wel. Juist dit leidde mij ontzettend af van mijn dagdoelen. Want in dit digitale, snelle tijdperk kun je inmiddels héél veel doen in 5 minuten. Hou je hoofddoel dus voor ogen: ’s morgens meteen beginnen met je belangrijkste taak. En daarna doe je ’s middags die andere kleine klusjes.

4. Laat je niet afleiden

Jij bent degene die een beoordeling krijgt aan het einde of het begin van het jaar. Jij bent degene die doelen wil halen en die die planning aan het einde van de dag af wil krijgen. Laat je daarom niet afleiden. Elke (drukke) werkomgeving heeft tegenwoordig van die focus-plekken waar je je terug kunt trekken. Of geef aan je directe collega’s aan dat je echt even je aandacht op die klus moet richten. Een goede collega begrijpt dat en geeft je dan ook even ruimte. Word je nou toch steeds gestoord door collega’s die aan je deur kloppen? Verdwijn dan even ‘helemaal’. Ga een verdieping hoger of lager zitten, of pak een kamer van een collega die buiten de deur is en die je kunt gebruiken. Toen ik nog Personal Assistant was liet mijn collega mij altijd in een andere kamer werken als ik dat nodig had. Was alle ruimte voor. Dus creëer op werk gewoon zo’n plek voor jezelf.

5. Klik je mailbox weg bij een focus-taak

Jaaa, die mailbox. Eén tip van mij: schakel eerst je mailbox notification sounds uit. Wanneer je tijdens je werk al steeds wordt afgeleid door het geluid van een binnenkomend mailtje, is dat het eerste waar je knettergek van wordt natuurlijk. Uitzetten dus. En klik ook maar meteen tijdens een focus-taak gewoon heel die mailbox weg. Straks mag iedereen weer aan je trekken!

6. Breek dat grote project in kleine stukjes

We zijn vaak geneigd grote en belangrijke klussen uit te stellen. Omdat we het als één gigantisch groot project zien. Ik heb dat vooral als ik iets lastig vind om te doen. Of omdat ik zo’n klus nog niet eerder heb gedaan. Mijn perfectionisme zit me op die momenten dan ook echt goed in de weg. De oplossing is om het maar gewoon te gaan doen. Stapje voor stapje. Bedenk wat je eerst moet gaan doen om tot de volgende stap te kunnen komen. En dan weer verder naar de volgende stap. Maak ook doelen en zet daar daar data bij die je stuk voor stuk inplant in je agenda: dan en dan wil je stap 1 afhebben en dan en dan stap 2. Door de grote klus in dit soort kleine stukjes te breken, ben je goed bezig door steeds iets hiervan te realiseren.

7. Hou de laatste dag voor en de eerste dag na je vakantie helemaal vrij

Jaaaa, daar zijn we goed in hè! Wat voelen we ons toch schuldig als we die twee dagen helemaal vrij houden. Die laatste dag voordat je op vakantie gaat en die eerste dag dat je weer op je werk bent. We vinden dat ’too much’ en willen er gewoon (weer) voor iedereen zijn. Nope! Niet doen! Denk eerst aan jezelf!

Vóór je vakantie wil je nog dingen normaal kunnen afronden en overdragen. Toch? Dus plan die dag geen harde deadlines meer in. Je wil ook een beetje stress-vrij op vakantie! Anders word je echt knettergek. Trust me. I have been there. Weet je waarom? Omdat niemand anders hier namelijk rekening mee gaat houden. People are people en mensen denken vaak alleen aan zichzelf. Als JIJ zorgt dat er geen grote dingen meer in JOUW agenda staan op die laatste dag, komen er als het goed is alleen nog maar wat losse vragen en e-mails jouw kant op. Kun jij rustig overdragen en op vakantie gaan. Zet ook na de lunch op je laatste dag je out of office al aan. Op die manier maak je duidelijk dat je aan het afronden bent. Klinkt goed toch? Maar het begint wel bij een goede planning aan jóuw kant.

E-mailtjes lezen & plannen-dag

Maak van de eerste dag na je vakantie een e-mailtjes lezen & plannen-dag. Eerst door je e-mail heen en dan pas je andere werkzaamheden oppakken. Zet dat ook gewoon lekker groot in je agenda met bijvoorbeeld: ‘Mails lezen’. Blok die dag dus ook helemaal. Geen meetings, geen een-op-een’s, nada. Word je vóór je vakantie al uitgenodigd voor iets op je eerste werkdag, decline dan. Leg wel netjes in een bericht uit waarom. Willen mensen van alles van je na je vakantie, leg dan uit dat je net terug bent van vakantie en mails moet doorspitten. Een goede organisatie/collega geeft je trouwens ook die ruimte. Ik heb een keer serieus meegemaakt dat toen ik dit netjes aangaf, een ‘collega’ tegen me zei: “Oh joh, ik had die mailtjes na mijn vakantie al binnen drie uur gelezen”. Fijn voor jou chick, ik ben jou niet. Trek je daar dus lekker niks van aan!

Wegwerken van veel e-mails:

1. Begin bij de meest recente mail – eerdere mails over hetzelfde kun je dan meteen skippen. Let wel goed op dat die eerdere mails ook allemaal terugkomen in de meest recente mail.
2. Maak in je inbox verschillende mappen: ‘vandaag afhandelen’, ‘later afhandelen’, project A’, project B’.
3. Maak meteen een beslissing over ieder mailtje dat je leest. Stop het in een map met een naam die je meteen duidelijk maakt wat er met de mail moet gebeuren. Zo voorkom je tijdverlies en hoef je het mailtje niet twee keer te bekijken.

Nog drie handige tips speciaal voor ondernemers:

8. Plan goed…door álles te plannen

Deze tip die ik ooit kreeg vind ik zó waardevol! Onze planning als ondernemer klopt vaak ook helemaal niet. We hebben een to do list van hier tot weet-ik-veel-waar, maar we plannen deze tijd vaak helemaal niet in:

• Social Media-tijd
• Marketing-tijd
• Vrije dagen
• Huishouden
• Boodschappen doen
• Reistijd
• Beltijd

Ga echt álles inplannen. Alle afspraken en alle to do’s. Schrijf dus niet meer:

9u Meeting met klant

maar

9u-10.15u meeting met klant

Dát is namelijk een realistische planning maken! En zo creëer je ook een begin en een eind in je hoofd en kun je een gesprek beter en sneller afronden met je klant. Blijf baas van je eigen tijd!

9. Plan niks doen in!

Niks doen is het moeilijkste dat er is voor een ondernemer. Ah man, ik kan me niet eens meer heugen dat ik echt een hele dag niks gedaan heb. Als ik overdag iets te doen heb, ga ik vaak ’s avonds gewoon weer even door. En dat komt omdat ik een hele dag niks doen ook niet echt inplan. Ik pak gewoon even wat uurtjes hier en daar en dat is het dan. Dus plan het in. Alleen dan kun je er ook echt van genieten en je hoofd helemaal leegmaken. Fijn dat bloggen hierover, want ik heb NU dus een aantal vrije dagen voor mezelf ingepland! Doordeweeks! Ja, I did it :-) P.s.: voor mensen die dit niet begrijpen: als zelfstandige is het echt heel lastig om voor jezelf vrij te nemen ;-) xxx

10. Maak keuzes

Ben je als girlboss ook altijd maar langer aan het doorgaan? Wil je nu ook wel eens gewoon normaal stoppen om 17u? We zijn juist voor onszelf begonnen om meer vrijheid te creëren. Maar we liggen nu eigenlijk weer vast aan onze eigen moeten-ketting. Wil je om 17u klaar zijn? Dan moet je ook keuzes durven maken. Minder uren willen werken = prioriteiten stellen. Mijn laatste tip is dan ook om daar elke dag mee te beginnen. Ga schrappen op je to do list wanneer dat nodig is en schuif dingen waar je niet aan toekomt door naar de volgende dag. Doe dit elke dag. Een tijdslimiet dwingt je namelijk efficiënt te zijn en geeft je meer vrijheid. Grip op je planning betekent grip op je leven!

 

HAPPY PLANNING!

Heb jij
nog een
goede tip
voor een
killer planning?

Let me know!

Liefs, Amina

Volg mij: Facebook – Bloglovin’ – Instagram – Pinterest – Twitter – Youtube